¿En qué consiste pasar de CSV a Excel?
Los archivos CSV (Comma Separated Values), o valores separados por comas, son un tipo de formato que tiene como función almacenar valores en crudo, sin procesar. Esto los hace ideales para guardar una gran cantidad de información en un espacio de almacenamiento realmente pequeño, se pueden guardar infinidad filas y columnas repletas de texto con los mínimo requisitos de espacio posibles. Por ello son ampliamente usados desde hace muchos años en el campo de la contabilidad sobre todo, donde se manejan grandes cantidades de cifras a diario. Si quieres saber más acerca de archivos CSV echa un ojo a esta definición.
Este tipo de archivos funcionan de una manera extremadamente simple y eficaz, los datos separados por comas irán en distintas columnas al hacer el cambio a tablas de datos (que explicamos en esta guía), mientras que los separados por un enter (una línea espaciadora horizontal) irán en distintas filas, definiendo así una tabla.
Idealmente, este es el formato a seguir para pasar de CSV a Excel, el problema es que en numerosas ocasiones cuando bajamos archivos CSV de Internet o nos los proporcionan otras fuentes, todos ellos se acoplan a la misma celda una vez los abrimos con Excel, lo que queda lejos de ser una tabla que sea fácil de manipular.
Vamos a ver cómo pasar archivos CSV a Excel, estando los archivos CSV con los datos separados no solo por comas (como es este caso), sino también por otros caracteres que veremos durante la guía. En el caso de que quieras tan solo leer archivos CSV, puedes pasarte por esta otra guía específica para ello, o si necesitas convertir archivos de Excel a CSV, hemos preparado esta otra guía.
Convertir CSV a Excel utilizando Microsoft Excel
Existen numerosas formas de hacer este cambio. La primera y más fácil si tenemos Excel instalado es abrir el archivo con Excel, y se nos verá como en la siguiente imagen.
Si seleccionamos la primera celda (celda 11, la nomenclatura habitual es usar “celda fila-columna” que ocupa), vemos en el campo de texto que los datos están, pero no los ha separado automáticamente el programa. Por lo tanto, tenemos que separar en columnas en Excel, para ello seleccionamos la primera columna al completo (clicando sobre la A) y yendo a la pestaña de Datos y pulsando sobre Texto en columnas.
Aquí seleccionaremos Delimitados, ya que nuestros datos hemos visto antes que están separados por comas. Lo siguiente es, una vez identificado el separador CSV, lo seleccionamos en la lista de la izquierda. Se pueden seleccionar varios simultáneamente, pero puede llevar a problemas si nuestros datos utilizan alguno de esos separadores como caracteres útiles y no como separadores. También podemos especificar uno en concreto para hacer esto, en el último recuadro. Abajo hay una vista previa de cómo quedaría una tabla cualquiera.
Lo último mediante este método es seleccionar un formato para los datos. El formato General viene explicado ahí mismo y es el más adecuado para cualquier tipo de conversión. En el recuadro de Destino se puede seleccionar dónde queremos que aparezca la tabla, indicando la posición de la primera celda. Si ahí ponemos $B$3 la tabla comenzará en la fila B y columna 3. Una cosa importante es ver qué tipo de datos tenemos. Si son numéricos (como en este ejemplo) hay que ver cómo están definidos los decimales. En nuestro caso los decimales se definen por puntos, así que tenemos que darle al recuadro Avanzadas y cambiamos el separador decimal por el punto, mientras que el de miles lo dejamos vacío. Le damos a siguiente.
Ahora vemos que todos los datos se encuentras distribuidos por columnas también (antes estaban todos en la misma columna), lo que ya le da un aspecto de tabla que podremos manipular a nuestro antojo con las funciones del programa.
Otro método para hacer algo semejante es abriendo una hoja en blanco de Excel, vamos a la pestaña de Datos y clicamos sobre Obtener datos, se abrirá un desplegable. En él buscamos la primera opción y en el siguiente desplegable la segunda, que se llama importar datos desde un archivo CSV.
En la siguiente ventana buscamos nuestro archivo y hacemos doble clic. Acto seguido se abrirá una nueva ventana que previsualiza el formato que tendrán los datos según las opciones seleccionadas. Aquí podemos elegir el delimitador CSV o bien seleccionar uno propio. La vista previa se actualiza a cada cambio que hacemos, por lo que es instantáneo. Es importante notar que, a pesar de que nuestros valores tenían decimales en forma de punto, aquí no se muestran así, no pasa nada porque lo arreglaremos más adelante con un simple clic.
Cuando veamos que el estilo es el que queremos que se mantenga para el final, le damos a Transformar datos y tardará unos segundos en crearse (en función del PC y de la longitud del archivo CSV). Luego nos llevará a una ventana final donde ya se muestran los datos distribuidos en una tabla. Ahora es cuando a la derecha, en Pasos aplicados, podemos clicar sobre la cruz que dice Tipo cambiado, acto seguido recuperaremos nuestros números decimales tal y como los estábamos tratando (usando el punto como decimal).
Si ahora le damos a Cerrar y cargar nos llevará a un libro de Excel con los datos tal y como los teníamos mediante el otro método, por lo que son caminos equivalentes para convertir un archivo CSV a Excel.
Convertir CSV a Excel online
Hay, sin embargo, otros métodos alternativos que no requieren de tener ningún software instalado. Para los dos anteriores se necesitaba tener Excel instalado en el ordenador, pero puede que nos veamos en la situación en la que no es tenemos el programa instalado y necesitemos hacer este proceso para guardarlo en un USB o almacenarlo para un posterior uso. No pasa nada, hoy en día existen numerosas alternativas para hacer esto mismo pero online. Eso sí, tendremos que tener instalado algún navegador web, aunque es indiferente cuál usemos. Aquí usaremos Google Chrome pero no importa si se utiliza otro, ya que el proceso de conversión de CSV a Excel lo realiza la página web que visitemos y el sistema implementado en ella.
Una de las webs más populares para pasar de CSV a Excel es convertio.co, en ella tan solo tendremos que seleccionar el archivo a convertir desde nuestro PC pulsando en la zona roja que aparece nada más entrar a la web.
Acto seguido, la plataforma escanea el archivo e identifica su extensión, a lo que actúa proponiendo automáticamente una conversión adecuada sin tener que hacer nosotros nada adicional.
Luego le damos a Descargar una vez haya terminado de convertirlo y procesarlo y ya lo tenemos en el PC. Si lo abrimos veremos que tiene el mismo aspecto que los dos anteriores que hemos obtenido mediante software dedicado para ello. Algo destacable es que en cada celda ahora hay propiedades predefinidas para el redondeo, por lo que, a pesar de tener el valor exacto en las celdas, se muestran redondeados. Esto es algo que sucede en prácticamente todos los conversores CSV a Excel online.
Cabe mencionar otra página web con una opción muy interesante. En csv-a-xls.convertir-pdf.com existe la opción de elegir el delimitador CSV, aunque solo estén disponibles el punto y coma y la coma, es una opción muy importante en estos temas de convertir de CSV a Excel. También podemos seleccionar la codificación del texto en la opción de justo abajo.
El proceso es semejante al anterior, seleccionamos un archivo y lo subimos, le damos a convertir y hasta se descargará automáticamente una vez tenga el nuevo archivo listo, apenas hay que hacer nada más que esperar. Abrimos el archivo.
Vemos que esta vez nos ha respetado los decimales y no ha aplicado ningún proceso de redondeo, perfecto. Luego en la primera columna, la de las fechas, vemos que no se muestra bien, pero es problema del ancho definido de esa columna. Se soluciona ampliando un poco el ancho de la primera columna, así que se trata tan solo de un fallo visual que poca importancia tiene.
Convertir de CSV a XLS o XLSX
Todo lo mencionado desde el comienzo de la guía hasta ahora sirve para pasar de CSV a Excel. Esto significa una transformación de archivos CSV a XLS, pero funciona de igual manera para cambios de CSV a XLSX, que es el nuevo formato adoptado por Microsoft Excel a partir de la versión 2007. Ambos formatos son equivalentes y por lo tanto podemos usar cualquiera de los dos, aunque es mejor utilizar el XLSX dado que es más nuevo y mejor adaptado a los tiempos.
Después de convertir de CSV a XLSX o XLS podemos abrir este nuevo archivo mediante Excel y desde ahí guardarlo como otro formato. Para ello abrimos un archivo ya convertido a Excel mediante uno de los métodos visto anteriormente y habilitamos su edición (suele aparecer un recuadro amarillo arriba a la derecha). Le damos entonces a Archivo y a Guardar como…
Ahí podremos ver que es posible seleccionar el archivo destino entre un montón de formatos disponibles. Como vemos, las extensiones XLS y XLSX están a tan solo 4 cuadros de distancia y podemos guardar el archivo CSV convertido a Excel en ambos formatos.
Ya para terminar, solo nos queda comentar que existen otros métodos para pasar un archivo CSV a formato Excel (XLS o XLSX), pero requieren de software adicional y no tan habitual de encontrar como es Microsoft Excel, por lo que no los hemos mencionado siquiera. Los procesos comentados requieren de Excel o tan solo de una conexión a Internet, por lo que si estás leyendo esto es bastante probable que tengas una de las dos cosas.
No obstante, si realizas este proceso mediante conversión online de CSV a Excel y no obtienes los resultados esperados, siempre puedes experimentar con Excel mediante cualquiera de los dos primeros métodos de esta guía. Excel es bastante más personalizable y de seguro encuentras el formato de tabla que necesitas una vez realizada la conversión a XLSX.
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