Probamos Proton Sheets, la alternativa a Microsoft Excel y Google Sheets centrada en la privacidad

Llega Proton Sheets

Proton continúa ampliando su cartera de servicios. Lo último que ha lanzado es una de las piezas claves de cualquier ecosistema de productividad: una app para gestionar hojas de cálculo. Poco a poco, la compañía suiza está consiguiendo convertirse en una alternativa (real) a las plataformas más grandes, como Google Workspace o Microsoft 365. Obviamente, Proton todavía tiene trabajo por hacer si quiere ponerse a la altura de estos dos gigantes, pero la dirección emprendida es acertada.

Proton Sheets (el nombre no es muy original) es la nueva aplicación online de Proton para trabajar con hojas de cálculo. Aunque puede actuar como reemplazo de Excel, en realidad se parece mucho más a Google Sheets. Una opción totalmente online, con un formato propietario, especialmente adecuada para colaborar con otros usuarios. No hay, por tanto, la opción de trabajar con archivos locales o sin conexión a Internet.

El objetivo de Sheets es el mismo que el del resto de los productos de Proton: proporcionar una vía de escape privada a las aplicaciones de las grandes corporaciones. En realidad, no es más que otro paso de esta empresa a la hora de construir un ecosistema cerrado y solvente, algo que no siempre es necesariamente bueno. Ya tienen su alternativa a Google Docs, su propio chatbot de IA, conocido como Lumo, un gestor de contraseñas y el que es, con diferencia, su producto más sólido: Proton Mail.

En los siguientes apartados te propongo hacer un recorrido por las funciones principales de Proton Sheets y las voy a comparar con su principal rival, que es Google Sheets. Además, haré algunas pruebas para comprobar hasta qué punto es usable. Si estabas buscando una opción privada para gestionar tus archivos de Excel, lo que aquí te cuento te interesa. ¿Merece la pena dar el salto a esta nueva aplicación de Proton para crear y editar hojas de cálculo? ¿Qué inconvenientes deberías tener en cuenta?

La agradable interfaz de Proton Sheets

Lo primero que llama la atención de Proton Sheets es su agradable interfaz. Como sucede con todo el producto en general, no hay ninguna revolución en este aspecto. De hecho, el aspecto es muy similar al de Google Sheets, pero es innegable que esta es una aplicación visualmente bonita, minimalista y que da prioridad al espacio de trabajo.

Lo que hace Proton es audaz. La misión en la que anda metida la empresa es la de proporcionar alternativas privadas a aplicaciones muy populares. De nada hubiera servido tratar de "reinventar" la gestión de las hojas de cálculo. El hecho de que Proton Sheets se parezca mucho a Google Sheets es la opción inteligente, pues allana el camino para que más usuarios den el salto entre ambas plataformas. Y con esto me refiero a usuarios particulares, pero también empresariales, siendo el sector profesional uno donde la empresa suiza quiere ganar terreno.

Otra cosa que me ha gustado es que todo se mueve de forma fluida. Los menús se abren al momento, así como las opciones contextuales que van apareciendo en forma de panel lateral. También hay cierta integración con el resto de herramientas de Proton, aunque en forma de acceso directo. Puedes crear un nuevo documento, volver rápidamente a Proton Drive o ver las hojas de cálculo recientes.

Claro, en el menú superior faltan un montón de cosas que sí que vemos en la aplicación de Google. No hay integración con la IA, a pesar de que Proton tiene su propio chatbot. Tampoco hay extensiones ni conectores de datos con plataformas externas. Tampoco hay opción para crear macros. Ni siquiera se pueden insertar imágenes. La interfaz de Proton Sheets tiene lo básico, pero revela rápidamente la ausencia de las opciones avanzadas que tanta falta hacen para el uso profesional.

Importación y exportación de archivos

Una cosa que me preocupa de Proton Sheets es que sea capaz de importar y exportar hojas de cálculo de forma correcta. En su momento, Docs tenía muchos problemas con esto, introduciendo muchos errores de formato en los documentos Word que generaba. Entonces, ¿qué tal se comporta esta app en este sentido?

Para importar una hoja de cálculo de Excel, solo hay que subirla a Proton Drive y hacer clic sobre el elemento. Luego, basta con presionar en Abrir en Proton Sheets. Eso pone en marcha un proceso de conversión que cambia el formato XLSX por uno propio. En alguna ocasión, la conversión no se ha completado correctamente, pero en general la experiencia ha sido buena.

Una vez que la hoja de cálculo está en el formato de Proton, cada cambio se sincroniza instantáneamente con la plataforma. En mis pruebas, todas las fórmulas se conservan, pero es posible que si el archivo es muy complejo veas algún error. Incluso en conversiones aparentemente sencillas, la comunidad ha ido encontrando fallos.

Colaboración en tiempo real que funciona de perlas

Algo que me ha funcionado bien desde el principio en las apps de Proton es la colaboración en tiempo real. Ya en la primera versión de Docs, esta ha sido, bajo mi punto de vista, la característica estrella. A pesar de la ausencia de funciones, si buscas un espacio básico y privado donde colaborar con otros, esta plataforma te lo ofrece. Y en Sheets he tenido la misma sensación.

En Proton Sheets puedes invitar a otros usuarios de dos formas:

• Con un enlace público. Esto te permite enviar la hoja de cálculo a cualquier usuario, incluso para que aplique ediciones, sin necesidad de que este disponga de una cuenta de Proton.
• Con usuarios registrados. En este caso, vas a poder compartir la hoja de cálculo con otros usuarios de Proton, algo que te permitirá ver quién está conectado exactamente en cada momento.

Adicionalmente, Proton permite establecer fecha de expiración al enlace y una contraseña. Curiosamente, ambas opciones están ausentes en la aplicación de Google.

Aunque tiene sus desventajas (luego te cuento), el hecho de que Proton haya apostado por formatos propios y una implementación online integral hace que la colaboración en tiempo real sea instantánea. Te aseguro que, si esta es la función principal que buscas, esta es la alternativa ideal a Google Sheets.

Una experiencia básica para quien no necesita más

Después de probar Proton Sheets, tengo claro que, pese a las pretensiones de esta empresa suiza, esta es una herramienta básica. Su principal fortaleza es la privacidad, no las características avanzadas. No creo que esté lista para su uso dentro de la empresa, pero sí para usuarios como yo, que apenas uso las hojas de cálculo para tareas básicas de contabilidad.

Incluso si tienes una PYME o eres autónomo y quieres alejarte de Google y Microsoft, esta puede ser una buena solución. Como el almacenamiento es compartido, puedes suscribirte a Mail Plus y obtener 15 GB en la nube para tus archivos. Es una suscripción económica que te da acceso a las opciones avanzadas de Proton Mail, un producto totalmente terminado y solvente, según mi experiencia.

También es una herramienta interesante para usuarios personales que colaboran con amigos y familiares, siempre y cuando sea en proyectos sencillitos.

Buenas intenciones, muchos quebraderos de cabeza

Tengo muy claro que Proton Sheets es un recién llegado. De hecho, por mi parte, celebro su llegada porque cada vez considero más necesario contar con alternativas a las plataformas de oficina de las big tech. No obstante, esta aplicación tiene muchos puntos negativos. Y no me refiero a que sea una aplicación básica, sino a cuestiones que deberían estar resueltas a estas alturas por parte de Proton, incluso en esta primera versión.

Aquí tienes algunas de mis principales quejas:

• Proton sigue apostando por formatos cerrados. Que Google y Microsoft traten de "encerrarte" en su ecosistema es algo que te esperas. Pero que lo haga Proton, no. Proton Sheets, al igual que Docs, utiliza un formato propietario. En realidad, los archivos nunca están en tu equipo, ni siquiera cuando los sincronizas con Proton Drive. Quizá aleguen cuestiones técnicas relacionadas con el rendimiento o con la colaboración en tiempo real, pero lo cierto es que muchas aplicaciones online utilizan ficheros reales, como XLSX u ODS, para ediciones en línea. ¡Hasta Google Sheets puede trabajar directamente con archivos de Excel sin conversiones!
• Tampoco hay opciones de exportación masiva. Otro punto que no entiendo es por qué Proton no trabaja en una solución a lo Google Takeout. Imagina que apuestas fuerte por Proton Sheets y que terminas con más de 100 hojas de cálculo en Proton Drive. Si en algún momento te las quieres llevar a otro sitio, vas a tener que abrirlos uno por uno y exportarlos de forma individual. Este punto está muy relacionado con el anterior. Una solución rápida a este problema sería emplear formatos tangibles y reales (de nuevo, como XLSX u ODS). Ni siquiera vas a poder descargar de una varios archivos de Proton Docs o Sheets desde Drive, como puedes observar en la imagen inferior.

• Traducciones incompletas. Desde la llegada de la IA, nos hemos acostumbrado al software beta lanzado como un producto final. ¿Los chatbots alucinan? No importa, usémoslos igual. Con Proton Sheets para lo mismo. Las traducciones al castellano no están disponibles en su totalidad, ni siquiera para las fórmulas. Esto último es un problema relevante, pues obligará al usuario a traducir los operadores.

• Evolución lenta de los productos de Proton. Otra cosa preocupante es que Proton cuenta con muchos problemas para mejorar sus productos. Actualmente, considero que Proton Mail y Proton Pass (uso ambos) son productos realmente terminados que, además, mejoran de forma habitual. Sin embargo, la compañía es conocida por sus retrasos a la hora de lanzar funciones. Por ejemplo, llevan prometiendo la llegada de las tareas a Calendar desde hace mucho tiempo, y los usuarios siguen esperando para algo tan básico.
• Ausencia de soporte en móviles. Proton no ha sacado todavía apps móviles para Docs o Sheets. La única forma de acceder a estos documentos es a través de un navegador o de la aplicación de Proton Drive. Mientras los documentos de texto sí que se pueden editar, Sheets no está listo en pantallas pequeñas. Al tratar de abrir una hoja de cálculo, aparece el aviso que puedes ver en la imagen inferior. Sí que funciona si pones el móvil en modo apaisado, pero entonces es casi imposible hacer cambios en la hoja debido a la falta de espacio. Haciendo referencia a lo anterior, es poco probable que Proton saque apps móviles en un plazo relativamente corto.

En vista de todo esto, es normal preguntarse si esta aplicación está en beta. Lo cierto es que, oficialmente, no lo está. Pero todavía tiene muchos problemas que solventar.

Proton Sheets: las conclusiones

Proton Sheets tiene un largo camino por recorrer para ser algo más que una app básica para tareas elementales. El problema es que el historial de la compañía a la hora de mejorar sus productos no es muy halagüeño. Tras probar las apps de Proton, creo que solo Mail, Pass y la VPN son herramientas realmente terminadas. Las demás, incluso Calendar, se encuentran en una fase beta de la que no parecen salir nunca. Mucho me temo que tendrán que pasar años para que Proton Sheets se ponga, como mínimo, al nivel de Google Sheets.

De momento, es una opción indicada para los que buscan la máxima privacidad, no necesitan las características avanzadas de Google o Microsoft y necesitan una colaboración en tiempo real casi instantánea.

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